Program II jobbar med ständig utveckling och år 2011 kommer vi att fokusera extra noga på sättet Program II leds, vilket till stor del kommer att handla om ers PL.
För att få en enkel introduktion till bakgrunden så tar vi lägret Mareld 2010 som exempel. Under Mareld fanns ungefär 15 vässaröfunk avdelade för sjöprogram (Fladan), ungefär sju vässaröfunk för landprogram (Program II) och sedan alla Marelds funktionärer avsedda för sjöprogrammet. Under Mareld 2011 fick deltagande avdelningarna minst ett sjöpass och oftast två. Resterande dagar bjöd på tårtbakning och hamndagen. All annan tid fick deltagarna sköta sitt eget program eller använda Vässarös landprogram. Tittar man på landprogrammets bokningsstatistil för 2011 så ser man att vi varit nära all time high på många håll. Detta med inte bara den minsta bemanningen av programgrupperna utan dessutom var det så att Marelds programbokning inte hade fugerat, så program ensamma fick ta över och styra upp Marelds program. Både hela land och hela sjöprogrammet.
Det säger det självt att det inte håller i längden och till stor del får vi lite skylla oss själva då vi lärt Vässarö att program II är som Vässarös allmänna insatsstyrka som löser alla problem. Den långsiktiga bieffekten är att få vill söka program II, vem vill åka hem utarbetad som en programmare?
Vägen frammåt
Vi som jobbat ett tag på program II har en pågående diskussion om hur vi gör 2011 men här är några av förbättringarna vi tror kommer hjälpa oss.
Prio 1: personalvård i sjö-klass
För det första så måste vi på program II benchmarka vår personalvård mot Fladan – experterna på personalvård – och detta måste ers PL göra tlll topp prioritering.
9 till 21
På Program II är den normala arbetstiden 9 till 21 och inte mer. Jobbar man after hours skall det räknas som förskjuten arbetstid. I arbetslivet jobbar man 9 till 18 så 9 till 21 för ingen lön kan inte ses som att slöa.
Det är lite av ett pedagogiskt problem att förklara hur mycket after-hours arbete program gör, men här är ett litet försök:
Så fort någon på ön gör någo after-hours, exempelvis arbetsgrupper som Fladan, Trakotr, Konf, FS mfl, och det involverar materiel, då brukar program bli inblandat och det blir då after-hours för program också per automatik. Man går förbi Lillgårn och där sitter programmarna och umgås. Plöstsligt umgås inte program längre utan någon har börjat jobba. Sen har vi alla lägerdeltagare med problem som vid 23-snåret. Dom brukar vi hjälpa med sovsäckar och annat man behöver till sin lilla “spårar-olycka” – igen programarbete after hours.
Programmarna sitter gärna på Lillgårn på kvällarna efter kvällsfika, men tittar man noga arbetar alltid några programmare med programsaker trotts att vi är långt efter kvällsfika. Det är för lätt att man jobbar hela dagen med ett omöjligt arbetspaket och då organiserar jag det så att man gör delar av jobbet efter kvällsfikan när man ändå sitter på Lillgårn. Annars går det inte ihop på program.
Det vi behöver göra på program II är att verkligen sluta dagen vid 21. En metod vi funderat på är att införa after-hours jour så att en eller två programmare jobbar med förskjuten arbetstid så vi faktiskt kan erbjuda kvälls-service utan att jobba ihjäl oss. Köket jobbar med förskjuten arbetstid, så varför inte vi?
Programläggningskaos
Varje år när program II perioden startar går vi igenom alla programläggningar som står i den, skriver ner alla fel vi hittar och lägger om programmet så det blir rätt. Ett jobb som tar ungeför tre dagar. Ofta är det väldigt omständigt för att när programmet väl är fullbokat och felaktigheter finns så måste alltid tredje part kontaktas och tillfrågas om de kan tänk sig att flytta sitt redan bekräftade pass.
Andra problem vi har är att de som lägger program lägger in massivt med trapperspår enligt principen att Vässaör får fixa fram den personal som behövs. Samtidigt verkar ön tycka att trapperspåren får anpassas till den personal som finns. Mellan detta kläms program II. Med det nya programbokningssystemet har vi en ny möjlighet att minimera detta i framtiden.
Programs tre team
Ledarskap för problem till ytan och synliggör [2]. Så vi har funderat i termer att skapa tre program-team. Guidning, material och bokning och insatsstyrkan. Teamen finns i praktiken idag men ofta verkar programmarna förväntas jobba i alla tre samtidigt. Man skall gå två trapper och organisera Öregrundsresan samtidigt. Vilket leder till nattarbete som beskrivits ovan.
Bokning och materiel
Program sköter program, material och lokalbokning åt hela ön liksom gasol-försäljning. Av erfarenhet är det ett halv- till två mans jobb beroende på beläggning. Sommaren 2010 var det ett tvåmansjobb men ingen ser det. Om program II skall sköta bokning åt ön samt hantera all in- ut- låning samt material- och tält- vård så skall det ske i teamet Bokning och material och de dagar teamet är obemannat skall det vara väldigt tydligt varför.
Guidning
Guidning är kärnan i scouting – att möta ungdomar. Trapper , naturspår och många andra möten är guidning. Mängden spår program II kommer kunna guida under en dag kommer att vara direkt beroende på guide-teamets storlek.
Insatsstyrkan
Insatsstyrkan gör allt det där andra, den finns tillhands för att lösa andras problem och hålla i specialarrangemang. Till tamets uppgifter hör: funk-evenemang, öÖegrundsresan, allehanda discon, hjälpa andra arbetsgrupper i personalkris, reparera spår och programpunkter som gått sönder samt rycka in vid speciella saker som TV4 direktsändningen.
Programs möjlighet till allt detta kommer att vara teamets storlek. Det kan bli lite problem i sommar eftersom vi lärt Vässaör att vi är öns allmänna insatsstyrka. Det är bara att titta på engagemanget inför TV4 direktsändningen. Eller när Marelds programbokning havererade.
Peak vs medelbelastning
Program II är bemannad och styrs för medelbelastning, Fladan för Peak belastning.
I Fladan fungerar det så att på morgonen samlas alla funktionärer på morgonmöte. Då tittar man över vilka som kommer till Fladan och delar ut dagens uppgifter. Alla vet att finns det inte funktionärer nog för en topp, då blir program inställt. Som FS-ledare märkte jag att långt innan passet var slut började våra deltagare tröttna och gå iland, så frammåt 11 är det mycket lungnare. I Fladan finns alltid tid för lite lugn och ro mellan topparna. Även en hektiskt dag finns tid ibland. På program II däremot är vi medel-belastade så får vi en peak sitter vi och planerar långt i förväg och lånar folk och allt möjligt för att md skohorn få dagen att gå ihop. Det är inte ovanligt att man kommer hem från ett trapper för att direkt gå ut i Magasinet och plocka med material eller reparera något. Ibland har vi till och med nödrepparerat surrningar på trapperspåret under guidning för att få dagen att gå ihop. Givetvis går dagen inte ihop vilket vi igen kompenserar med nattarbete. Och skulle man ha fem minuter över har ers PL en stor attgöra lista med saker man tar tag i så fort det finns minsta minut ledig. Detta är ett beteende hos program II som program nu måste ändra på. Vi måste ha lite slack ibland [1].
Ett sätt är att vi slutar planera allt så långt i förväg utan igen, benchmarka mot de som kan, vi lägger upp dagens arbete på morgonmötet innan dagen börjar. Alla vet att finns det inte folk i Fladan så det räcker 9:15 så blir det problem. Samma sak måste bli naturligt när man tänker på landprogram.
Saker som vi har tagit tag i
Följande har vi redan satt igång med på program II:
- Vi har tagit fram ett nytt bokningssystem som är webbaserat och därmed kan man som PL och sjöledare vara med och se hur programmet bokas och ändra i tid, för många gånger hinner problem växa sig för stora innan vi tar tag i dom. Nu kommer vi kunna styra lite hur belastningen blir på IIans period redan vid midsommar. Plus att många färre felbokningar och felbekräftelser vinner oss mycket tid.
- Vår materialhantering har flyttat till Magasinet vilket spar oss oändligt med tid.
- De nya kåtorna vi använder spar dagar med arbete. Att vika ihop åtta torra kåtor kan en man göra på runt 90 minuter om man är tränad. Det är inte kul och det är stressigt men det är det som gör att program överhuvudatget överlevde sommaren 2010.
- Vi har flyttat om materialet på Lillgårn-nedre vilket gjort att utbildningstiden för nya programmare avsetvärt kortats ned.
- Vi har börjat ta fram instruktioner för sådant material som ofta hanteras fel på ett sätt som tar tid från teamet bokning och material, såsom vindskydds-instruktionen och tältkåte-instruktionen.
- Vi har tagit fram gasol-pris-pärmen.
- Vi har byggt vår vänskapsbands-pinne som eliminerar massor med städning.
- Vi håller på och bygger om ljudbackar och ljudförråd för att bättre passa öns användning.
- Vi har en egen hemsida där vi samlar erfarenhet för framtiden.
- Vi har slutat guida kvälls-trapper och istället flyttat alla trapper till fm/em för annars får program aldrig träffas – några är alltid borta och då är after-hours möten det enda alternativet.
Saker som Vässarö skulle kunna göra ASAP
- Under försommaren önskar vi få ett större förråd med barkad tall att ha till reparationer.
- Vi programmare har ofta avdelning och jobb, så vi har bara sommarens två till fyra veckor att sköta både dagliga driften och spårunderhåll och programutveckling. Förr hade vi utöver programmarn kvasten som var arbetshäst och lagade på våra spår. Den positionen saknas på ön.
- Eftersom program II 2010 inte han med mycket underhåll eller ens spår-kontroll vore det bra om någon/någr arbetshästar kontrollerade våra spår på vårkanten och tog tag i nödvändiga reparationer. Såsom Kinabrons brofäste.
Referenser
- [1] Tom De Marco – Slack: Getting Past Burnout, Busywork, and the Myth of Total Efficiency
- [2] Jeffrey K Liker – The Toyota Way
