Det här är nästa del i serien om vad man bör tänka på i kåren de olika tiderna på året. Första delen jag skrev handlade om våren-sommaren, enkelt sgat april-augusti och det inlägget heter planen vt2009 men är ändå rätt allmän. Den här delen berör januri – mars 2010.

Det man måste få rätt på i början av året är:

• planeringen för resten av året, och detta rätt detaljerat.
• bidragsansökningarna
• förberedelserna inför kårstämman såsom bokslut, kallelse och valberedningens arbete.

Januari

Januari är en mycket viktig månad för kårens och avdelningens planering. De flesta månader på året är ledarna fullt upptagna med den dagliga verksamheten och akuta problem att lösa. Våren och speciellt april – maj är fullpackad: hajker, tävlingar, båten skall kanske i vattnet och landstället skall vår fixas. En del ledare åker på arbetshelger på Vässarö.  Sommarmånaderna är det semester och läger som tar all uppmärksamhet. I början på hösten är det rekrytering och intensiv hajksäsong. Oktober behöver ledarna vila ut och i november är det julbazar. December är julstressen och terminsutmattningens tid.

Den allra bästa månaden för att ha en kårplaneringshelg är januari. Den allra bästa månaden för att detaljplanera hela året på avdelningen är januari. Januari är den bästa månaden för programutveckling. Januari är den bästa månaden, för sen blir det inte av.

I januari är det bra om man tippsar avdelningrna om att skriva sina verksamhetsberättelser för den gångna hösten samt fylla i eventuella bidragspapper.

Valberedningen måste sätta full fart i januari

• Steg 1 är att kontakta alla som redan sitter i styrelsen
• Steg 2 är att via kårtidning och hemsida upplysa medlemmarna om hur man kandiderar till en post
• Steg 3 är att skaffa ett utdrag ur medlemsregistret och börja ringa runt till kårens medlemmar och söka nya styrelsemedlemmar.

Information och arrangemang

Avdelningarna bör sent i december eller tidigt i januari skicka ut terminsstart information.

En annan bra sak att ta tag i i början på året är att se till att lägerkommitén skickar ut information om tider för årets läger, detta för att många vuxna planerar sin semester i början av året och finns inte tider för lägret klara då så kommer alla inte kunna åka med.

Planering av eventuellt happening kring World Thinking Day samt informera kåren om detta.

Sista söndagen i januari är det Snåriga skäggen.

Februari

Den 14:e februari är alla hjärtans dag.

Den 15 februari skall alla bidragspapper vara inne, så första två veckorna bör fokusera på detta. Det har varit den 15:e februari de senaste tjugo åren.

Den 16:e februari är det fettisdagen med semlor.

Den 22:a februari är det World Thinking Day.

I februari måste kårens också göra klart sitt bokslut mm eftersom revisorerna måste få tid inför stämman att granska kårens verksamhet under det gångna verksamhetsåret.

Mars

I slutet av mars eller eventuellt början av april håller kåren sin årliga kårstämma. Eftersom första veckan i mars brukar vara sportlov, så bör arbetet med kårstämman påbörjas redan direkt efter den 15:e februari.

Det första man gör är att man bestämmer ett datum för kårstämman. Har man datum, plats och tid så kan man skicka ut kallelse och föredragningslista. Här finns en mall för Årsta Scoutkårs kallelse med föredragningslista, bara att ladda ner och återanvända. Regler för stämman finns beskrivna i kårens stadgar.

Det till hör god sed att upplysa medlemmar om att motioner skall vara styrelsen tillhanda senast en vecka innan stämman. Kårstyrelsen bör planera in ett styrelsemöte strax innan stämman så eventuella motioner kan diskuteras i styrelsen innan stämman. I samband med kårstämmoutskicket är det klurigt om det går ut en preliminäranmälan till årets sommarläger.

Sista veckan i mars ungefär bör tid, datum och plats bestämmas för höstens rekrytering. En kontaktperson för rekryteringen behövs också. Detta för att den som skall göra rekryteringspapprena bör få två veckor på sig att göra förlagor och sen bör man ha två veckors marginal för tryck. Sen är det nämligen början på maj och då behöver man två veckor på sig att få ut informationen. Dessutom, i Maj har ingen tid för pappersarbet längre, så är det inte gjort då har man en liten kris.

Tips och hjälp

Kårstämman är sig rätt lik år från år, så jag har lagt upp en version av den dagordning vi brukar hapå kårstämman för  nerladdning. Det är bara att klippa att klistra så passar den nog de flesta kårer.

• KallelseOchDagordning201X [ OpenOffice dokument ]
• KallelseOchDagordning201X [ pdf ]
• Stadgarna antagna fst2009 är också bra att ha.