Den här sidan är mest av intresse för program, kansliet och Vässarös funk.



Det är lite ont om tid att skapa användarhandledning, men här är en kort introduktion så man kan komma igång och se hur sommaren ser ut.

Högst upp på varje sidan finns en mörkt blågrön rad. Denna rad kallas topp-menyn.

Från topp-menyn kan man gå till alla huvudsidor:

• kalender översikten (calendar overview)
• grupp översikten (visiting groups)
• tools
• skapa en ny grupp
• skapa ett nytt bokningsönskmål
• login/logout

 

Kalender översikt

Till vänster har du calendar overview som leder till en kalendervy över sommarens alla dagar. Från denna vy kan du klicka på ett datum och se ett programpärmsuppslag över just den dagen.

En purfärsk nyhet är att man från kalenderöversikten kan få upp en mini-meny, det är en meny som dyker upp när man för muspekaren över ett område, i det här fallet dagens namn och datum.

Från denna mini-meny kan man bland annat välja:

• Gå till en gruppöversikt där endast de grupper som är på ön denna dag visas.
• Att se Fladans program för den här dagen i utskriftsvänligt format
• Att se Trapper och klättervägg  program för den här dagen i utskriftsvänligt format
• Att se alla program för den här dagen i utskriftsvänligt format – bra för att skriva ut en säkerhetskopia av morgondagens program.

 

OBS! Utskrifter krånglar i Firefox om sidan blir för stor. Det är en känd bugg och just nu kommer man bara runt den genom att använda Chrome istället när man skall skriva ut.

 

 

Om grupper

Det är bra med grupper men en bokning måste inte tillhöra en grupp.

Nedan visas en lista av grupper.

 

TIPS! Om man söker en viss grupp går det ofta snabbast om man listar alla grupper och sedan använder webbläsarens sökfunktion. Oftast når man den med Ctrl-F.

 

Till en grupp hör en stor not man kan redigera. Vidare har vi speciella fält för email, telefon och kontaktperson så det skall vara enkelt att hitta.

Nytt för året är properties. Properties anväder vi för att slippa skriva in exakta värden i bokningar som sedan måste ändras när gruppen kommer till ön och inte är lika många som står i bokningsförfrågan. Ändrar man en propertys värde ändras det på alla ställen den används. Som bonus kan man numera sätta ett datumintervall för properties och det används för “check” verktyget som kollar att bokningarna i systemet verkar rimliga.

Speciella event grupper

Ibland har vi skapat grupper för speciella events så eventuellt kan vi skapa gruppen “Midsommar” för alla bokningar som har med midsommarfirandet att göra. Vi har upptäckt att det blir överskådligare så.

Dagsuppslaget

Bokningssystemet är baserad på slotar: FM, EM, Kväll och “after hours”. För att vara kompatibla med gamla bokningspärmen i år har jag behållit det upplägget.

Ett bokningsuppslag börjar med en not överst där vi skriver in sånt som är viktigt att veta för denna dag när man planerar programbokningar. På dagsuppslaget kan man föra musen strax under noten så dyker en “edit” länk upp. Klicka den så visas en enkel texteditor (typ Word fast enklare) där man kan skriva det man vill. Sen trycker man submit.

Dessa noter syns både på dagsuppslagen och på calendar overview.

På samma sätt hör en allmän not till varje visiting group. Under sommarveckorna brukar vi tilexempel skriva in på vilken äng grupperna bor.

Till höger på dagsuppslaget finns en kalender. Man kan klicka datum på kalendern så hoppar man till dagsuppslaget för den dagen.

Nedanför kalendern så finns en liten lista som kan rullas ut om man för muspekaren över den. I denna lista kryssar man för vilka grupper av rader man vill se.

Att göra en bokning i dagsuppslaget

Anta att scenariet är ungefär så här: man sitter på Lillgårn nedre och kåren Bergshamra kommer in och vill boka trädtränan låt oss säga den 24:e juli. Vi antar också att gruppen Bergshamra redan finns inlagd i systemet.

Då går man till uppslaget för den 24:e juli (via “calendar overview” exempelvis). Står man redan på ett dagsuppslag men fel dag kan man klicka önskad datum i kalendern uppe till höger.

När man nu är på den 24:e juli så scrollar man neråt på sidan för att hitta raden för “trädtränan”. Ibland går det fortast om man trycker ctrl-F för find och skriver in “träd” så kommer man snabbt dit, man kan också nyttja visa/dölj rader för att bara fokusera på det man för tillfället jobbar med. På raden för trädtränan har man fyra kolumnmer. FM, EM, Kväll och “after hours”. Antag att vi skall boka dom på FM. Då för man musen över cellen (kallad slot efter hur man jobbar på flygplatser) och då skall det synas
en mini-meny med alternativen “block” och “book”. Man klickar “book” och får upp ett formulär.

I formuläret väljer man grupp ur combo-boxen (drop-down lista). Listan visar bara de grupper som finns på ön just denna dag. Nu kan man om man vill fylla i mer info i text-rutan men man kan också bara klicka submitt för att boka.

När man valde grupp i drop-down listan så bör info-sektionen till höger ha uppdaterats med grupp-info. Där står ofta hur många dom är i tabellen för
properties. Låt oss anta att Bergshamra har 12  upptäckare, då bör det finnas en rad med egenskapen (properties) “uppt” och värdet “12″ och enheten “uppt”. Man kan då skriva i textfönstret: $$uppt  (som blir “12 uppt”) eller $uppt (som blir “12″) eller #uppt som blir “uppt”. Man kan skriva lite vad man vill i övrigt. Om man vill boka halva gruppen brukar jag skriva

"12 #uppt av $$uppt"

Om man vill slippa skriva $$uppt kan man klicka länken “uppt” i properties tabellen så skriver systemet det åt dig i textrutan.

Efter att du klickat submitt så skall bokningen synas i dagsuppslaget.

Att bokningen får en fårsymbol betyder att den är preliminär. Mer om det senare.

Hur man bokar exempelvis bastun med tidsintervall kortare än en slot

För att exempelvis boka saker som sammarbetsgläntan och bastun gör man så här:

• Varje slot (cell) kan ha hur många bokningar som helst. Dra musen till sloten (cellen) exemeplvis FM så menyn “book” “block” dyker upp. Lägg först till första gruppen och skriv in “13.30-15.00 $$spar” i textfältet.
• Sen gör du om samma sak igen fast skriver “15.00-16.30 $$spar” i textfältet.
• Det finns ingen begränsning på hur mycket man kan stoppa in.

Block slot

Jämte “book” finns “block”. “block” kan bara PL se och använda och den gör att man kan låsa / blockera en slot för bokningar.

More-menyn

För varje bokning finns en meny som dyker upp, du kanske redan har hittat den. Där finns ett sista val som heter “more”. Om man för musen över den
dyker en hel meny upp. Ett av valen som kan vara bra att känna till är “prolong” som kopierar bokningen till nästa slot. Bra för material och hus-bokningar.

Låt bli multi-book tills jag visat hur den fungerar. Den använder vi för att snabbt boka tält mm för en hel vecka.

“move” däremot är trevlig. Tänk dig att du har en bokning på cirkus du bara vill flytta till kapellet istället. Eller nån som ångrar sig och vill
byta lägerbålsplats. Då väljer man “move” och i dialogen man får väljer man den aktivitet/rad man vill ha istället.

Alla menyval med “>” framför används för att ändra i workflowet för en bokning.

Workflow symbolerna

 

(får) = preliminär dvs sånt vi lägger in för att kommunicera med varandra eller fundera på saken.

 

(protokoll-hållare) = bokad och dom skall man inte flytta på. Det betyder att någon bokningsnsvarig bestämt sig.

 

grön bock = PL eller sjöledare har “godkänt” bokningen. Vi kommer börja jobba med grön bock i år men inte hela vägen. PL eller sjöledare kan också
sätta en…

 

röd varningstriangel med utropstecken. Det betyder att PL / sjöledare anser att bokningen inte är bra och bör tas bort eller ändras.

Ett varningens ord. Om man editerar en bokning så återgår bokningen alltid till preliminärbokat tillstånd. Det är inte ett klockrent beteende men det
är den bästa kompromissen jag kommit på.

En anna sak är att vissa rader (vindskydd och lägerbålsplatser om jag minns rätt) direkt blir bokade och aldrig är preliminära för behovet är så
litet av preliminärbokningar där.

En bra användning av preliminärbokningar är för tält och kökslådor så man i tid får indikation på att det skulle kunna uppstå brist.

 

Godis

När man väl lärt sig använda systemet finns en hel del godis man har nytta av:

• Multi-book
• Multi-workflow state change
• Filtrering av grupper efter boknings-status
• Sanity-check av alla bokningar med koll på att man inte bokar grupper när de inte är på ön eller första eller sista dagen av deras vistelse.
• Statistik på antalet lägerdeltagare på ön dag för dag med rapport för spårare, upptäckare mfl.
• Automatisk propagering av properties
• Lista bara grupper som är på ön en specifik dag
• Lägg in en ny bokningsföfrågan direkt för en specifik grupp