Programbokningsbekräftelser, Miniscout och 60 Degrees North

Vi ligger lite efter i planeringen av sommarens program, men inte så mycket. Jag har börjat att skickat ut programbokningsbekräftelser till de lägergrupper som är på Vässarö under första delen av sommaren.

60 Degrees North poster
60 Degrees North poster

De lägergrupper som kommer frammåt slutet av sommaren får vänta en kort stund till på programbokningsbekräftelser, vi håller på att spika detaljerna för 60 Degrees North programmässigt och behöver någon dag till att tänka efter.

Programbokningsstatus 2012-04-15

updatering 2012-04-23

Programinformation från storlägret 1719 skall vad jag förstår snart skickas ut till deltagande kårer, vilket säkert är aningen förvirrande för de kårer som fått programluntan. Jag har själv inte tillgång till det informationsbrevet.

Det som jag vet är att 1719 programmet kommer att bestämmas åt kårerna och att det förmodligen blir jag som detaljplanerar schemat. Meningen är att alla skall få ett sjöpass och ett trapperpass. För de äldre scouterna skall även ett klätterpass ingå.  Sen tillkommer alla 1719 pass som gör 1719 lägret till ett just 1719 läger.

updatering 2012-04.-17

Efter att ha fått en del svar har jag kunnat skicka ut ännu fler bekräftelser.

Vi har inte fått speciellt många programönskemål för Miniscout än, så trotts att det snart är valborg återstår det mesta av programschemaläggandet.

1719 ligger efter i programplanerandet men så fort gruppstorlekarna är inne så kommer 1719 att schemaläggas. Därefter tar vi specialbokningar under 1719 perioden.

Det ser ut att bli en härligt livfull sommar på ön. Bokningssystemet även känt som Hollyrosa är förberett så långt det går för storlägret 1719 men det är en stund kvar tills programönskningarna kommer in.

Här är listan på de grupper som vi är klara med programbokningarna för:

  • Frilufts & Seglarläger I
  • Classic Krate
  • Familjen Johansson
  • Scoutkåren Granen KM
  • Hallstavik Scoutkår (fast ni kan inte få er bekräftelse förrän jag har en email-adress som fungerar till er)
  • Habilliteringen (fast ni kan inte få er bekräftelse förrän jag har en email-adress som fungerar till er)
  • Hjärtebarnen
  • Jordbro scoutkår
  • Krusboda scoutkår
  • Mari Käll scoutkår
  • Turinge scoutkår
  • Lidingö-Brevik sjöscoutkår
  • Gullbrandstorp & Hortlax
  • STF Norra upplandskretsen
  • Vårbergs Scoutkår
  • Äventyrslägret

Utöver dessa så är vi nästan klara med konfirmationslägren och ALU, vi har bara en liten lokalfråga att lösa kvar. För Vårbergs scoutkår och Äventyrslägret så är det nästan helt klart, vi väntar på några programönskemål som lär ha inkommit i tid men som jag ännu inte sett.

Välkomna till ön i sommar och jag hoppas få träffa så många av er som möjligt.

60DN närmar sig

Nu är det bara någon dag kvar innan 60 Degrees North startar. Redan på lördag anländer de första kårerna som skall vara med (om man inte räknar in Schweizarna och 40th Greenwich som redan är här).

Programförberedelserna pågår intensivt. Den nya Swamp of Challenge har blivit riktigt bra, program hade hur kul som helst med provandet av alla stationer i går natt.

Vi är rekordmånga på program (typ 14 st, 15st, 16st plus programarbetande arbetshästar) och stämningen är på topp. Just nu bygger vi infotältet och allt som skall vara på Tunet, det nya fasta ljusspåret och äventyrarbyn.

Konrad slipar bergborren 🙂

Bokningssystemet är redo. Lillgårn är lite ommålad. Trapper har fått en ny bäver-stig (the Beaver Track) och vi har lärt oss att linbanan på engelska kallas för “the Death Slide” 🙂

Bokningsläget 2011-05-19

Bokningar strömmar fortfarande in, mest problem är det med internationella grupper där info ofta saknas. Till vissa grupper har jag forarande ingen email att skicka bekräftelsen till. På delar av 60 Degrees North är det nu så mycket kårer att trapperspåren och sjöpassen börjar bli riktigt svåra att få till. Får vi bara gott om funk löser det sig nog, för nu börjar det närma sig distrikstlägers-storlek utan att vi har en distriktslägers-funk-stab.

Under delar av Home Hospitality har vi nu passerat den magiska gränsen 1000 deltagare med fet marginal. Faktum är att endast 46 av öns deltagare kommer förstå svenska dessa dagar.

Jag har fått en fråga från en kår som var med på Mareld 2011 som undrade om bekräftade bokningar verkligen gäller (vilket dom i praktiken inte gjorde på Mareld). Mareld lade hela sitt program själva utan programs inblandning. Sen fick program schemalägga om hela Marelds program vilket kostade Carolina och mig vår nattsömn, men det program som blev utgick från programs bokningspärm. I årut går vi inte bara efter bokningspärmen redan från start, vi har en förbättrad datoriserad pärm som gör samma jobb fast hjälper till att eliminera misstag. Som att man skriver en sak i pärmen och en annan på bekräftelsen. Sen kanske vissa utskrifter behöver finslipas. Om du inte redan läst om hur man tolkar sin bokningsbekräftelse, så gör det nu.

Ett förtydligande. Endast trapper och sjöpass bokas iförväg, resten bokas på ön. Har man önskat saker som sammarbetsgläntan mm så lägger vi in det som en preliminärbokning. Alla skall ha samma chans att komma med önskningar till dessa pass.

Följande kårer har nyligen fått bekräftelse:

  • Träkvista Sjöscoutkår
  • Matteus Wallinum
  • Gredebykyrkan
  • Örbyhus SMU
  • Sundbybergs Scoutkår
  • GVB (spårare)
  • 40th Greenwich Scout Troop
  • Scorpions Explorer Scout Unit

Programbokningsstatus 2011-05-11

Schemaläggningen av sommarens program på Vässarö fortskrider. Det har varit många eftersläntrare men det skall vi nog klara av. Jag har prioriterat att få klart önskemål från de grupper som har läger i början på sommaren så nu har följande grupper gjorts klart och bör ha fått sin bekräftelse (utöver de som nämnts i Bokningsläget för sommaren 2011 – Valborg edition ) :

  • Skeppet Sigtuna
  • SMU Gamla Uppsala
  • Skönsmos församling
  • Hjärtebarnen
  • Äventyret (Camp adventure)
  • GVB upptäckare
  • VCP Stam Totila Karlshuld

Välkomna till ön i Sommar.

Förstå din programbokningsbekräftelse rätt

updatering 2012-04-12: Längst ner på bokningsbekräftelsen finns lite viktig info text. Tiderna på trapper har blivit förtydligade. Tekniskt sett kör vi numera med couchdb istället för MySQL.

updatering 2011-05-17: tiderna på programbokningsbekräftelserna är lite ändrade nu så de stämmer bättre med verkligheten.

 

Du som följt den här bloggen vet att vi på program har börjat flytta in programbokningen i datorn.

Från vårt datorprogram som vi nu använder fullt ut så får vi ut det program som finns bokat och schemalagt för dig och din grupp. Vi skulle manuellt kunna föra in detta på din bokningsblankett, men då finns alltid risken för misstag. Därför gör vi inte det.

Den programbokningsbekräftelse som du istället får kanske inte är helt solklar. För datorn är det solklart men vissa mindre uppenbara saker bör dock förklaras.

Tider

På Vässarö är programverksamheten indelad i förmiddag, eftermiddag och kväll. Datorn tolkar exempelvis förmiddag som strikt 09:00:00 till 12:00:00. Om du läst programluntan ser du säkert att andra tider gäller. Det är programluntan som gäller överlag när det gäller tider så läs 09:00:00 – 12:00:00 som förmiddag och inget annat.

Samma sak gäller övriga tider. 13:00:00 – 16:00:00 är eftermiddag och ofta pågår programpassen 13:30 till 16:45. 17:00:00 – 20:00:00 är kvällspasset och det pågår 18:30 till 20:30 ca (!),  Tiden 21:00:00 – 23:59:00 är speciell och indikerar att aktiviteten eller lokalen är bokad över natten eller det vi kallar after hours.

Generellt är det så att för verksamhet som inte är direkt beroende av öns funktionärer så kan man tekniskt sett hålla på mellan 09:00:00 och 12:00:00, exempelvis om man går Stora Woodcraft.

Trapper tider

Om du bokat trapper så kan det stå en tid angiven i bokningstexten. Exempelvis 13:30. Det betyder att er guide är redo för er vid trapperstarten 13:30 och det är den tid ni skall befinna er där.

Dubbelkolla gärna tider när ni kommer till ön.

Skillnaden på approved och booked

I er bokningsbekräftelse kan de stå saker som booked och approved. I år betyder de samma sak för er och det är att den är bokad för er. Skulle det stå preliminary så är det en preliminärbokning. Preliminärbokningar gör vi när vi kanske vill föreslå ett alterntiv till er eller när vi bokar sådant som man normalt bokar först när man är på ön.

Några tekniska förklaringar (du kan sluta läsa här)

För att vara bakåtkompatibel med papper så använder vi strikta tider för all programverksamhet. Datorn kan hantera de tider som egentligen gäller och olika aktiviteter kan ha olika upplösning tidsmässigt, men det blir så svårt att få det till papper så tillsvidare kör vi som det är.

Vi har funderat på att publicera vis information utåt, men vi avvaktar lite arbetet med Vässarödatabasen först som är tänkt att vara lite mer av en frontend.

Vårt datorprogram modelerar kommunikation och inte programverksamhet. Vi förväntar oss att folk tänker själva. Precis som ritprogram.

Att allt är på engelska beror på att programmet förbereds för att kunna översättas och då vill man ha allt på engelska från början. Scoutnet, vårt nya medlemsregister, skrevs på Norska från början…

För den som undrar är allt byggt på Turbogears 2 och MySQL. Vi drar dagliga backuper och utvecklar nya funktioner varefter vi behöver.

 

Bokningsläget för sommaren 2011 – Valborg edition

Processen med programbokningarna för sommaren 2011 på Vässarö fortskrider.

De som skickat in sina programönskemål “i tid” (d.v.s. innan 1:a april 2011) är schemalagda.

Vi har dock fått problem med den 18:e juni och där kommer vi nu ändra lite i schemat. Därefter kommer ett fåtal grupper där vi saknar den information vi behöver att schemaläggas så fort vi fått den information som vi behöver.

Grupper som skickat in sina programönskemål men inte i tid schemalägger vi vartefter vi hinner.

Överlag kan man säga att Miniscout 2 börjar bli fullt och att 60 Degrees North bärjar bli riktigt fullt, speciellt sista veckan.

Lista på kårer som bör ha fått bokningsbekräftelse

Updaterad 2011-05-05

  • Kallhäll
  • Mälarhöjden (endast spårare)
  • Djursholms
  • Kärrtorp
  • Östhammars sjukhus
  • Värmdö Sjö (Sjöfåglarna)
  • Led Utb Scout
  • Huddinge Scoutkår (avd Solen)
  • Enskede Scoutkår (Vildkatterna)
  • Solna Scoutkår
  • Bergshamra Scoutkår
  • Habo Scoutkår
  • Sickla fritidsgård
  • Gästrike Scoutdistrikt
  • Staffans Scoutdistrikt
  • 11th Wallington
  • Barkarby-Skälby
  • Trosa scoutkår
  • Järlindens Scoutkår
  • Jakobsbergs Scoutkår
  • Skurups Scoutkår
  • Tegs Scoutkår
  • A.E. Sant Francesc Xavier
  • Sollentuna Norra Scoutkår
  • Östhammar Sjöscoutkår
  • Sköndal Land- och sjöscoutkår
  • Saltsjö-Boo Scoutkår
  • Spånga Scoutkår
  • St:a Maria
  • GVB Upptäckare i det närmaste klar
  • Nacka Sjöscoutkår (Piraterna)
  • Älvsjö Scoutkår
  • Frilufts och seglarläger II

 

 

Sommarens bokningar schemaläggs just nu

Som ni kanske hört har vi ett nytt bokningssystem. Alla programönskemål som hittills inkommit satt Josefina och ers PL och matade in i systemet under första arbetshelgen. Ett utkast till period 1 finns redan och början på period två ser också bra ut.

Nu skall vi bara dubbelkolla att vi inte gjort någon miss, sen skall berörda PL/sjöledare få säga sitt och sen kan vi skicka ut svar.

Ni som ännu inte skickat in programönskemål kommer att läggas in i systemet efter hand.

För er som skall på 60 Degrees North vill vi påminna om drop-in dagarna i Fladan och på Trapper.

Hälsningar från Ön 🙂

Arbete på gång

60 Degrees North 1:a – 14:e augusti 2011

För internationella scouter som vill besöka ett av världens nordligaste scoutcenter.

För svenska scouter som inte kan åka på WSJ men vill uppleva internationell scouting 2011.

For international scouts who wants to visit one of the most nothern scout centers of the world.

For swedish scouts who cannot go to WSJ but still want to experience international scouting and events 2011.

Utvärdering nya bokningssystemet Holly Rosa (fd Viggen)

Först en liten varning för att det här inlägget mest rör oss på Vässarö och Stockholms scoutdistrikts kansli samt vi som är involverade i programbokningen.

Updatering 2011-01-25

Efter lite funderande på ett nytt riktigt namn för bokningssystemet har jag nu ett nytt namn: Holly Rosa. Systemet har hitills haft arbetsnamnet Viggen, men eftersom vi redan haft en båt på ön som hetat Viggen så får et inte heta Viggen.

Programs maskot är en ko som vi kallar Rosa och dödskalle flaggan Jolly Rosa har vi sen 2006. Lägg därtill att bokningspärmen är näst intill helig. Alltså Holly Rosa.

F.ö. var min favoritbåt Dyning men jag var så trött när jag skapade repositoryt och projektet så jag skrev Viggen när jag menade Dyning.

Sommaren 2010 provkörde vi på program II på Vässarö ett nytt programbokningssystem, det nya systemet är internetbaserat till skillnad från det gamla pappers-baserade systemet. Det pappersbaserade systemet är i sig ett fantastiskt system som rymmer enormt mycket erfarenhet så poängen med det internetbaserat system är inte att ändra på så mycket i hur bokningar fungerar utan snarare bara göra samma sak på internet så att vi kan dela information lättare.

Det nya bokningssystemet har arbetsnamn Viggen (namnförklaringen får vänta till en annan gång).

Planen var att provköra Viggen parallellt med den klassiska pappersbokningen under de två sista veckorna som ett rejält live-test av systemet. Viggen visade sig fungera över förväntan och i stället för att laga en massa buggar ägnade vi mest tid åt att mata in data i systemet och ta fram nya features. Sista veckan hade vi så stort förtroende för systemet att vi faktiskt slutade använda papperssystemet.

Nedan följer två screenshots på systemet och sen den långa utvärderingslistan av det som behöver fixas till våren för att vi skall kunna använda Viggen på riktigt under 2011. Eventuellt.

Screenshot 1 från nya bokningssystemet Viggen
Screenshot 1 från nya bokningssystemet Viggen
Screenshot 2 från nya bokningssystemet Viggen
Screenshot 2 från nya bokningssystemet Viggen

Utvärderingspunkter

En del av dem kanske vi inte kommer ihåg vad de handlade om längre.

  • Inget namnförslag när man skriver in namn – ajax

Övriga förbättringar

  • Pop-up edit dialiog (med ajax) direkt för en booking. Google Calendar Style.
  • [ DB ändring ] Lägg till nödvändiga fält i databasen för att kunna hantera GCalendar integration. GoogleCal id per kår, Google Cal id per slot boking och så lite status fält så man vet om en bokning är ‘dirty’ och måste pushas till Google. Rimligen har man en RPC server likt ShellDaemon som köar arbetsordrar mot Google.
  • färdigställ tid-fält för booking som kan användas för trapper. Kommer nog se mycket snyggare ut när vi renderar dagsscheman. Eller?
  • [ på G ] enklare att göra move mellan activiteter och move mellan tidsslottar
  • [ OK/Obsolete ] mySql utf8 konvertering
  •  [ OK/Obsolete ] InnoDB & replication

Clarification needed

  • [ Obsolete ] Ta bort view över Juli calendar overview
  • Går inte att tabba i inforutorna
  • Skriv maximalt antal på båtarna
  • Vid tält låning flera?
  • Fler färger på …
  • när man disaprove röd-rutan?

Fixat

  • [ OK ] Lägg in storkanot bland aktiviteterna
  • [ OK ] Egen slot för magasinet klättring, (klättring längre upp)
  • [ OK ] Problem att radera unscheduled booking
  • Show knappen under view groups fungerar inte
  • Delete knapp saknas för att ta bort en visting group
  • [ DB ändring ] Slot för kontaktperson med mobilnummer.
  • [ DB ändring ] URL till både extern beskrivning och intern instruktion per aktivitet.
  • [ DB ändring] GPS koordinater så vi kan integrera mot google maps. Både för aktiviteter och deltagares position på ängarna.
  • Går att boka folk som inte är på ön på pass.
  • [ DB ändring] Antal deltagare i åldersboxar + äng. Ett annat alternativ jag skissat på är att använda variabler. I grupp-deffinitionen sätter man sp=15 och sen kan man i bokningstexk skriva saker som “Trapperspår $(sp) spårare” – en annan tanke är att ha ett fält i databasen som är orginal och ett fält som är rendered, så updaterar man rendered med data bara vid skrivningar till en variabel. Eftersom variabler ändras sällan är det rimligt att cacha resultatet av variabelsubstitution. Ytterligare en cool ide är att “$spar” substitueras mot värdet så det blir “22”, men “$$spar “substitueras mot värde + description så det blir “22 spårare”
  • [ OK ] 2 rader för trapperspåret. En för tid, en för antal scouter och ålder. Löses med variabler: “Vasa uppt $uppt st” excell-style
  • [ css ] större name-frame i edit visiting groups
  • [ tw.dojo ] för att välja vilka aktivitestgrupper som syns. Åtminstone spår / fladan / program + vindskydd / lokaler + materiel. Jag tror att man helst vill låta servern veta vilka rader som är aktuella, det borde snabba upp responstider. Annars är cookies på browsern och några krysrutor en möjlighet.
  • [ Obsolete ] Inte automatiskt scrolla upp till översta delen av sidan vid editering, det blir en massa scrollande hit och dit. Kanske använda #link för att länka in mer precist på en sida. Anchors?
  • Prolong booking skall inte gå i en blocked slot.
  • Vid bokning av lokal, boka lokal block slot fast i konf namn dvs, i dialogen finns en kryssrutan man kryssar om man vill att bokningen samtidigt skall boka och blockera slotten för ytterligare bokningar.
  • Mer arbete med menyer, snygga upp gå-till-dag med en almanacka. Och en popup för actions/more… eller?
  • Lägga in bokningsbekräftelserna i ny flik
  • [ OK ] prolong booking – se till att hopp till nästa dag fungerar
  • [ OK ] Visa status på bokningsbekräftelse – funkar inte med img i bakgrund när man skriver ut
  • [ OK ] Ladda visiting group när man editerar bokning med redan vald visiting group, men ändra inte i requested date?
  • Fixa buggen i validators.py
  • Förbättra new booking request / edit booking request så det blir snyggare och man automagsikt kan klicka in properties. Vid edit, ladda direkt existerande grupp.
  • [ första implementation finns ] Vill kunna markera flera samtidigt, ev sortera booked and approved under egna flikar. Kanske en multiple-booking dialog där man har en rad per dag och fyra kolumner och där man kan kryssa för de kolumner man är intresserad av och på så sätt få till en multiple-booking.
  • [ OK/Obsolete ] eager load & joins
  • [ OK ] Gå från gamla SQLite databashanteraren till MySQL – lite förändringar i ORMen
  • lite mer ajax i book-existing-group – det är inte riktigt lika som i new booking request
  • Drop-down menyer i booking day
  • [ OK ] Vad sägs om att $#spar skriver ut 14 spårare, att $spar blir 14 och #spar blir spårare? Så kan man tracka properties även vid en trapper bokning som nog inte använder $#spar eftersom man splittar på gruppen?
  • [ OK ] varna om datum i visiting_group_properties används utanför sitt område

Wont fix / fix in another way

  • Egen slot med alla kårens avdelningar med antal scouter per avdelning. Avdelningarna bör sedan sorteras efter vistelsedatum. Vi har en annan slags implementation
  • Går inte att ordna om aktivitier i dagsvyn (jag har funderat på flera vyer så man inte behöver se varenda rad hela tiden…)
  • Större plats för grupp-namn i dagsschema

Sommarfix

  • Edit activity förbättras avsevärt.
  • Google Maps till activity coordinates
  • Generera dagsschema pdf eller dagsschema odf.
  • list activities of name ser inte riktgt ut som när man listar en visting group.
  • ajax load fladan/program capacity

Nästa år = 2012

  • [ tw.dojo ]så olika aktiviteter kan ha olika tidsupplösning. Koden finns redan, men det kommer inte synca bra mot papper år 2011 så lösningen får vänta.
  • material slot som går att boka över flera pass, gäller även fladan
  • Rubrik hoppar ner vänsterkant – aha- activity div taggen lägger sig på botten i bokking day viewn – löses med dojo.position – kräver et annat sätt att generera booking day sidan